การจัดทำชุดเอกสารสำรอง เช่น รายการเดินบัญชีธนาคาร แบบแสดงรายการภาษี กรมธรรม์ประกันภัย และเอกสารทางการเงินอื่น ๆ ทำได้ง่ายกว่าที่เคย เนื่องจากปัจจุบันสถาบันการเงินจำนวนมากให้บริการเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และข้อมูลทางการเงินส่วนใหญ่สามารถเข้าถึงได้ทางอินเทอร์เน็ต
แม้เอกสารต้นฉบับจะอยู่ในรูปแบบกระดาษ ก็สามารถสแกนและแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ เมื่อจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว คุณสามารถบันทึกไฟล์ลงในอุปกรณ์สำรองข้อมูล เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือบันทึกลงแผ่น CD/DVD (อย่าลืมติดฉลากกำกับให้ชัดเจน)
อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้ระบบสำรองข้อมูลออนไลน์ (Online Backup) ซึ่งเป็นวิธีที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลได้รับการปกป้องอย่างเต็มที่ เนื่องจากไฟล์จะถูกจัดเก็บไว้ในศูนย์ข้อมูลที่อยู่ต่างภูมิภาค หากเกิดพายุเฮอริเคนหรือภัยธรรมชาติอื่น ๆ เอกสารของคุณจะยังคงปลอดภัย
ข้อควรระวัง: การโจรกรรมข้อมูลส่วนบุคคล (Identity Theft) เป็นภัยคุกคามที่ร้ายแรงในปัจจุบัน จึงควรใช้ความระมัดระวังอย่างเต็มที่
เมื่อเอกสารภาษี งบการเงิน หรือเอกสารใด ๆ ที่มีข้อมูลส่วนบุคคลหมดความจำเป็นต้องเก็บรักษาแล้ว ควรทำลายเอกสารด้วยเครื่องทำลายเอกสาร (Shredder) แทนการทิ้งลงถังขยะโดยตรง เพื่อป้องกันการนำข้อมูลไปใช้ในทางที่ไม่เหมาะสม
เอกสารธุรกิจที่ควรเก็บรักษา 1 ปี
จดหมายโต้ตอบกับลูกค้าและผู้จำหน่าย (Vendors)
- ใบฝากเงินสำเนา
- ใบสั่งซื้อ (ยกเว้นสำเนาที่เก็บไว้โดยฝ่ายจัดซื้อ)
- ใบรับสินค้า (Receiving Sheets)
- ใบขอเบิกหรือใบคำขอภายใน (Requisitions)
- สมุดบันทึกของเจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูล/เลขานุการ
- แบบฟอร์มเบิกสินค้าจากคลัง (Stockroom Withdrawal Forms)
เอกสารธุรกิจที่ควรเก็บรักษา 3 ปี
- ประวัติพนักงาน (หลังสิ้นสุดการจ้างงาน)
- ใบสมัครงาน
- กรมธรรม์ประกันภัยที่หมดอายุแล้ว
- จดหมายโต้ตอบทั่วไป
- รายงานการตรวจสอบภายใน (Internal Audit Reports)
- รายงานภายในองค์กร
- ใบสำคัญเงินสดย่อย (Petty Cash Vouchers)
- ป้ายหรือแท็กตรวจนับสินค้าคงคลัง (Physical Inventory Tags)
- บันทึกการลงทะเบียนพันธบัตรออมทรัพย์ของพนักงาน
- บัตรลงเวลาของพนักงานรายชั่วโมง (Time Cards)
เอกสารธุรกิจที่ควรเก็บรักษา 6* ปี
- รายงานอุบัติเหตุและการเรียกร้องค่าสินไหม (Accident Reports, Claims)
- สมุดบัญชีเจ้าหนี้และตารางประกอบ (Accounts Payable Ledgers and Schedules)
- สมุดบัญชีลูกหนี้และตารางประกอบ (Accounts Receivable Ledgers and Schedules)
- รายการเดินบัญชีธนาคารและรายงานกระทบยอด (Bank Statements and Reconciliations)
- เช็คที่ยกเลิกแล้ว (Cancelled Checks)
- ใบหุ้นและพันธบัตรที่ยกเลิกแล้ว (Cancelled Stock and Bond Certificates)
- บันทึกภาษีการจ้างงาน (Employment Tax Records)
- รายงานวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายและการกระจายค่าใช้จ่าย (Expense Analysis and Distribution Schedules)
- สัญญาและสัญญาเช่าที่หมดอายุแล้ว (Expired Contracts, Leases)
- บันทึกสิทธิเลือกซื้อ (Options) ที่หมดอายุแล้ว
- รายการสินค้าคงคลัง วัสดุ และอุปกรณ์ (Inventories of Products, Materials, Supplies)
- ใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ลูกค้า (Invoices to Customers)
- สมุดบัญชีตั๋วเงินรับและตารางประกอบ (Notes Receivable Ledgers, Schedules)
- บันทึกและสรุปเงินเดือน รวมถึงการจ่ายเงินให้ผู้รับบำนาญ (Payroll Records and Summaries)
- สมุดต้นทุนทรัพย์สิน (Plant Cost Ledgers)
- สำเนาใบสั่งซื้อของฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing Department Copies of Purchase Orders)
- บันทึกการขาย (Sales Records)
- สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledgers)
- สมุดบันทึกเวลา (Time Books)
- บันทึกค่าเดินทางและค่าเลี้ยงรับรอง (Travel and Entertainment Records)
- ใบสำคัญจ่ายให้ผู้ขาย พนักงาน และบุคคลอื่น ๆ (Payment Vouchers)
- ทะเบียนใบสำคัญจ่ายและตารางประกอบ (Voucher Register, Schedules)
* เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการหักหนี้สูญ หรือการขาดทุนจากหลักทรัพย์ที่ไร้มูลค่า ควรเก็บรักษาไว้ 7 ปี
เอกสารธุรกิจที่ควรเก็บรักษาไว้ตลอดไป
แม้แนวทางของรัฐบาลกลางจะไม่ได้กำหนดให้ต้องเก็บเอกสารภาษี “ตลอดไป” แต่ในหลายกรณีมีเหตุผลสำคัญอื่น ๆ ที่ควรเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้โดยไม่มีกำหนดระยะเวลา
- รายงานการตรวจสอบบัญชีจาก CPA/นักบัญชี
- เช็คที่ยกเลิกแล้วสำหรับการชำระเงินที่สำคัญ (โดยเฉพาะการชำระภาษี)
- สมุดเงินสด และผังบัญชี (Chart of Accounts)
- สัญญาและสัญญาเช่าที่ยังมีผลบังคับใช้อยู่
- เอกสารจัดตั้งบริษัท (หนังสือรับรองการจัดตั้ง ข้อบังคับบริษัท ฯลฯ)
- เอกสารยืนยันการเพิ่มทรัพย์สินถาวร
- โฉนดที่ดิน
- ตารางค่าเสื่อมราคา
- งบการเงินสิ้นปี
- สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีส่วนตัว พร้อมงบทดลองสิ้นปี
- บันทึกประกันภัย รายงานอุบัติเหตุปัจจุบัน และการเรียกร้องค่าสินไหม
- เอกสารยืนยันการซื้อขายการลงทุน (Investment Trade Confirmations)
- รายงานจากเจ้าหน้าที่ตรวจสอบของ IRS
- สมุดรายวัน (Journals)
- เอกสารทางกฎหมาย จดหมายโต้ตอบ และเรื่องสำคัญอื่น ๆ
- รายงานการประชุมคณะกรรมการและผู้ถือหุ้น (Minute Books)
- สัญญาจำนอง และสัญญาซื้อขายทรัพย์สิน
- รายงานประเมินมูลค่าทรัพย์สินจากผู้ประเมินภายนอก
- บันทึกทรัพย์สิน
- บันทึกเงินเกษียณและบำนาญ
- แบบแสดงรายการภาษีและเอกสารประกอบ
- เอกสารจดทะเบียนเครื่องหมายการค้าและสิทธิบัตร
เอกสารส่วนบุคคลที่ควรเก็บรักษา 1 ปี
- รายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statements)
- สลิปเงินเดือน (ควรตรวจสอบและกระทบยอดกับแบบฟอร์ม W-2)
- เช็คที่ยกเลิกแล้ว (Canceled Checks)
- รายงานกองทุนรวมและเงินสมทบกองทุนเกษียณรายเดือน/รายไตรมาส (ควรตรวจสอบกับรายงานสิ้นปี)
เอกสารส่วนบุคคลที่ควรเก็บรักษา 3 ปี
- ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต
- ใบเสร็จค่ารักษาพยาบาล (กรณีมีข้อพิพาทกับบริษัทประกัน)
- บิลค่าสาธารณูปโภค (Utility Records)
- กรมธรรม์ประกันภัยที่หมดอายุแล้ว
เอกสารส่วนบุคคลที่ควรเก็บรักษา 6* ปี
- เอกสารประกอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษี
- รายงานอุบัติเหตุและการเรียกร้องค่าสินไหม
- ใบเสร็จค่ารักษาพยาบาล (ในกรณีใช้เป็นหลักฐานทางภาษี)
- เอกสารทรัพย์สิน / ใบเสร็จปรับปรุงทรัพย์สิน
- ใบเสร็จการขาย
- เอกสารการอายัดหรือหักเงินเดือน (Wage Garnishments)
- บิลหรือเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับภาษี
*เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการหักหนี้สูญ หรือการขาดทุนจากหลักทรัพย์ที่ไร้มูลค่า ควรเก็บรักษาไว้ 7 ปี
เอกสารส่วนบุคคลที่ควรเก็บรักษาไว้ตลอดไป
- รายงานการตรวจสอบจาก CPA
- เอกสารทางกฎหมาย
- จดหมายหรือเอกสารสำคัญ
- แบบแสดงรายการภาษีเงินได้
- เช็คหรือหลักฐานการชำระภาษี
- เอกสารยืนยันการซื้อขายการลงทุน
- บันทึกเงินเกษียณและเงินบำนาญ
กรณีพิเศษ
- เอกสารรถยนต์ (เก็บไว้จนกว่าจะขายรถ)
- ใบเสร็จบัตรเครดิต (เก็บคู่กับใบแจ้งยอดบัตรเครดิต)
- กรมธรรม์ประกันภัย (เก็บตลอดอายุกรมธรรม์)
- สัญญาจำนอง / โฉนด / สัญญาเช่า (เก็บต่ออีก 6 ปีหลังสิ้นสุดสัญญา)
- สลิปเงินเดือน (เก็บจนกว่าจะกระทบยอดกับแบบฟอร์ม W-2 เรียบร้อย)
- เอกสารทรัพย์สิน / ใบเสร็จปรับปรุงทรัพย์สิน (เก็บจนกว่าจะขายทรัพย์สิน)
- ใบเสร็จการขายสินค้า (เก็บตลอดอายุการรับประกันสินค้า)
- เอกสารหุ้นและพันธบัตร (เก็บต่ออีก 6 ปีหลังการขาย)
- ใบรับประกันและคู่มือสินค้า (เก็บตลอดอายุการใช้งานสินค้า)
- บิลอื่น ๆ (เก็บจนกว่าจะตรวจสอบการชำระเงินในรอบบิลถัดไป)
- ตารางค่าเสื่อมราคาและเอกสารทรัพย์สินถาวร (เก็บ 3 ปีหลังสิ้นสุดอายุภาษีของสินทรัพย์)